Tyto zásady vycházejí ze Směrnice pro nakládání s osobními údaji, přijaté Frameland s.r.o. (dále jen „Společnost“) pro zpracování a ochranu osobních údajů ve smyslu obecného nařízení GDPR a v souladu s platným právním řádem České republiky, zejména Zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů s účinností od 24. 4. 2019, v platném znění.
Zásady poskytují informace o základních principech, podle kterých Společnost zpracovává osobní údaje statutárních zástupců, kandidátů na pracovní pozice, fyzických osob podnikajících, klientů, zájemců, zástupců právnických osob, dodavatelů, zákazníků (odběratelů), obchodních a smluvních partnerů, členů představenstev a dozorčích rad, nájemníků, zaměstnanců, brigádníků, sezónních pracovníků, studentů na praxi, přepravců, návštěvníků, hostů, prezentujících osob a dalších osob (dále jen „subjekt údajů“), a o přístupu Společnosti ke zpracování, ochraně a zajištění bezpečnosti osobních údajů subjektů údajů.
1. Úvodem
Společnost v roli správce osobních údajů zpracovává osobní údaje subjektů údajů v rámci všech svých hlavních činností, a to na základě členění úseků Společnosti, nejen formou bezpečnostního opatření, jakým je řízený přístup k takovýmto informacím. Dále zpracovává osobní údaje zaměstnanců pro oprávněné účely související s jejich pracovním poměrem ke Společnosti.
Společnost, ode dne 25. 5. 2018, zpracovává osobní údaje subjektů v souladu s účinností Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR), které je přímo použitelné ve všech členských státech EU. Dále Společnost zpracovává osobní údaje subjektů údajů dle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Společnost, jako právnická osoba, zpracovává osobní údaje a plní při tom povinnosti správce těchto údajů, případně jejich zpracovatele, jak jsou stanoveny platnými právními předpisy.
Subjekt osobních údajů poskytuje Společnosti své osobní údaje v závislosti na účelu jejich zpracování. Jedná se zejména o tyto účely:
- výběrové řízení na pracovní pozici;
- pro zajištění poskytovaných služeb Společnosti;
- pro účely oprávněných zájmů Společnosti nebo třetí osoby;
- pro splnění smlouvy mezi subjektem a Společnosti;
- pro komunikaci se zákazníky, dodavateli, smluvními a obchodními partnery;
- pro zajištění účelu pronájmu a půjčovny;
- pro školící, propagační a realitní činnost;
- pro zajištění interních procesů bezpečnosti, vedení mzdové a personální agendy a povinností vyplývajících z účetnictví;
- pro jiné účely se souhlasem subjektu se zpracováním jeho osobních údajů.
Souhlas se zpracováním osobních údajů je subjektem osobních údajů udělován v případě, kdy nelze pro účel zpracování použít jiný právní titul. Společnost akceptuje souhlas jako svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předcházejícího zpracování vycházejícího z dříve uděleného souhlasu.
2. Účel zpracování osobních údajů
Osobní údaje subjektů osobních údajů musí být shromažďovány pouze pro určité, výslovně vyjádřené a prokazatelné účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný. Zpracování osobních údajů se uskutečňuje zejména k pokrytí hlavních předmětných činností Společnosti.
Společnost dále zpracovává osobní údaje subjektů k zabezpečení svých smluvních a jiných vztahů, vedení účetnictví, personální a mzdové agendy, náborové agendy a jiných činností, které přímo souvisí s hlavními činnostmi Společnosti.
3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Společnost shromažďuje, zpracovává a uchovává následující kategorie osobních údajů subjektů:
- Adresné, kontaktní a identifikační osobní údaje – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, bydliště, telefonní číslo, e-mail, doručovací adresa, státní občanství, č. OP, č. CP, č. ŘP, č. bankovního účtu, datová schránka, osobní zkušenosti, vzdělání.
- Popisné osobní údaje – údaje subjektu vztahující se ke smluvnímu vztahu, např. DIČ, adresa sídla a provozovny a další.
- Zvláštní kategorie osobních údajů – citlivé údaje subjektu údajů, pokud je jejich zpracování nezbytné a oprávněné.
- Jiné personifikované údaje – např. fotografie nebo kamerové záznamy.
4. Způsob zpracování a uchování osobních údajů
Společnost zpracovává osobní údaje subjektů manuálně či automatizovaným způsobem a zabezpečeně je uchovává v listinné či elektronické podobě po dobu stanovenou archivačním, spisovým a skartačním řádem. V návaznosti na účel zpracování jsou některé osobní údaje subjektů vedeny v informačním systému Společnosti (např. personální systém, ekonomický informační systém, archivační systém).
Společnost zpracovává osobní údaje způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení pomocí zavedených bezpečnostních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením. K tomu používá například řízený přístup k informacím, šifrování a anonymizaci, pravidelné zálohování a audity zavedených bezpečnostních opatření.
5. Předání osobních údajů
Společnost nepředává osobní údaje jiným osobám, kromě zpracovatelů osobních údajů, pokud povinnost jejich předání orgánům, úřadům či institucím není Společnosti uložena právním předpisem anebo k tomu nebyl udělen souhlas subjektu údajů.
Při zpracování osobních údajů u Společnosti nedochází k automatizovanému rozhodování, na jehož základě by byly činěny úkony či rozhodnutí, jejichž obsahem by byl zásah do práv či oprávněných zájmů subjektů údajů.
6. Práva subjektu osobních údajů
Subjekt údajů na základě žádosti obdrží od Společnosti, není-li v žádosti blíže uvedeno, veškeré informace o zpracování jeho údajů, stručným, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků.
Žádost lze podat elektronickými prostředky, datovou schránkou, poštou nebo ústně do záznamu u Společnosti; žádost nelze podat telefonicky.
Subjekt údajů má zejména tato práva:
- právo na informace o zpracování osobních údajů a přístup k osobním údajům;
- právo na opravu nesprávných osobních údajů a doplnění neúplných údajů;
- právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
- právo na omezení zpracování osobních údajů;
- právo na přenositelnost údajů ve strojově čitelném formátu;
- právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů;
- právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování;
- právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Společnost je oprávněna vyžadovat při podání žádosti ověření osobní identity subjektu. V případech vymezených právním předpisem může Společnost za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace.
Nevyhoví-li Společnost žádosti subjektu údajů, má subjekt právo obrátit se přímo na dozorový úřad:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Tel.: 234 665 800
E-mail: posta@uoou.cz
7. Kontakt na pověřence a závěrečná ustanovení
Subjekt osobních údajů může veškeré informace ke zpracování svých osobních údajů získat osobně nebo prostřednictvím e-mailu.
Kontaktní údaj Společnosti na pověřence pro ochranu osobních údajů: info@livest.cz
Aktuální kontaktní údaje na osobu Pověřence pro ochranu osobních údajů jsou uvedeny na webových stránkách naší Společnosti www.livest.cz.
Platnost zásad
Tyto zásady jsou platné a účinné od 25. 5. 2018. Společnost je oprávněna jejich znění jednostranně měnit. O podstatných změnách bude subjekty údajů informovat zveřejněním aktualizovaného znění na webových stránkách Společnosti.